Правила размещения заказов на пополнение запасов У каждого поставщика существует возможность отгружать товар несколькими типами поставок (в зависимости от заказа). Основные типы заказов следующие: • складской заказ – используется при заказе позиций регулярного спроса; • срочный заказ – используется при заказе «клиентских» позиций; • гарантийный заказ – используется при заказе гарантийных позиций, отсутствующих на складе; • сверхсрочный заказ – позиции, по которым необходима быстрая доставка товара (например, авиадоставка), за которую готов платить клиент. У поставщиков необходимо выяснить возможность того или иного заказа и его принципиальные отличия, например: • складской заказ может приниматься поставщиком раз в 2 недели, но на него предоставляется дополнительная складская скидка; • существует список позиций, поставляемых только складскими заказами, и при попадании их в срочный заказ, вся поставка считается складской и отгружается по складским правилам, • позиции, заказанные гарантийным заказом, должны быть предъявлены в гарантийной ведомости на возмещение, в противном случае на организацию будет наложен штраф, • и пр. При формировании заказов в системе поставщика, необходимо правильно учитывать типы заказов, во избежание конфликтных ситуаций как с поставщиком, так и с клиентом. Формирование срочного (гарантийного) заказа: • создать в системе заказ поставщику, • занести в заказ позиции по срочным (клиентским) или гарантийным заявкам, • разместить заказ у поставщика, указав его тип, • записать информацию о заказе поставщика (№ и дату) в системе и на срочной заявке. • еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные ошибки: ошибочного неразмещения у поставщика срочного заказа, изменения сроков поставки, недоступности к заказу и отгрузке и т. п. Формирование складского заказа: • из системы складского заказа получить проект заказа, • на основании данных системы складского заказ, по каждой позиции в проекте принять решение о необходимости заказа, при этом необходимо учитывать неожиданные колебания спроса, в том числе и сезонность, возможность физического размещения товара на складе, минимальные отгружаемые партии, известные проблемы с поставками того или иного товара и пр. • добавить в заказ утвержденные позиции по потерянным продажам, • разместить заказ у поставщика, указав его тип, • еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные проблемы: изменение сроков поставки, отсутствие товара на складе, изменение артикула и необходимость перезаказа и т. п.